Guia de início: por onde começar

A ideia central: deixar as notas fiscais cadastrarem por você

O jeito mais rápido de começar no Solo é não digitar cadastros. Você cadastra o produtor, as fazendas e o certificado digital, e o sistema passa a baixar sozinho as notas fiscais da Receita.

A partir dessas notas, o Solo cadastra sozinho os fornecedores, os clientes e os produtos, e cria as compras e vendas com as parcelas a pagar e a receber.

Para isso funcionar, a ordem importa. Siga os passos abaixo, na sequência, e você já entra no dia a dia com o sistema preenchido.

A ordem em 8 passos

Preciso cadastrar tudo antes de usar

Não. Para lançar despesas e receitas básicas basta o produtor e a fazenda.

Os fornecedores, clientes e produtos nascem das notas, e também podem ser criados na hora, dentro do próprio lançamento.

Você pode ir completando os cadastros aos poucos.

O que não pode faltar no começo é: produtor, fazenda com inscrição estadual e certificado.

Uso para uma fazenda ou para vários produtores

O Solo serve para um produtor com uma fazenda e também para escritórios de contabilidade e sindicatos com muitos produtores.

Para cada produtor, repita os passos 1 a 3. Cada um tem as suas fazendas, contas e certificado separados.

Cada usuário (operador) vê só os produtores e módulos que o administrador liberou.

Quando for um único produtor, defina-o como padrão para abrir direto nele.

Posso testar sem emitir nota de verdade

Sim. Cada fazenda tem o ambiente de emissão: homologação (teste) ou produção.

Em homologação as notas não têm valor fiscal, e servem para treinar.

Só passe para produção depois de testar tudo, e depois da primeira nota real não troque mais o ambiente.

Há também 14 dias de teste grátis do sistema.

Onde encontro ajuda

Dentro das telas há o botão de manual, que abre o passo a passo daquele assunto.

O Broto, o assistente do sistema, responde dúvidas de qualquer assunto, em qualquer tela.

Para qualquer outra dúvida, chame um atendente.

A linha do tempo depois de enviar o certificado

Você envia o certificado do produtor e a busca automática daquele produtor é ligada na hora.

Na rodada seguinte, em até cerca de 1 hora e 10 minutos, o Solo consulta a Receita pela primeira vez.

Cada nota nova aparece na tela NF-e Master como Pendente, depois Disponível, e logo vira Importada, quando o sistema cria a compra.

Daí em diante a busca se repete sozinha, e você só precisa acompanhar e conferir.

Como o sistema escolhe a fazenda de cada nota

Cada nota vai para uma fazenda. O sistema compara a inscrição estadual do produtor na nota com a de cada fazenda, olhando só os números.

Se achar, a nota fica ligada àquela fazenda. Se a fazenda tem CNPJ e certificado próprios, as notas emitidas contra esse CNPJ já chegam ligadas a ela.

Se nenhuma fazenda tem aquela inscrição, o sistema usa a primeira fazenda do produtor e mostra um aviso.

Por isso a inscrição estadual da fazenda precisa estar igual à das notas.

O que o sistema cadastra sozinho

Fornecedor: se o CNPJ do emitente ainda não existe no cadastro, ele é criado com nome e endereço da nota.

Cliente: quando a nota é de venda, ou seja, o produtor é o emitente, o destinatário é cadastrado como cliente.

Produtos: cada item da nota vira um produto, se ainda não existir, com a descrição, o NCM e a unidade de medida da nota. Unidades como SC, KG e LT também são criadas se faltarem.

Você não precisa digitar nada disso antes. É por isso que o passo da fazenda e do certificado vem primeiro.

O que o sistema cria no financeiro

Uma compra para cada nota recebida, ou uma venda para cada nota emitida pelo produtor.

Os produtos da nota, com quantidade, valor, frete e desconto, e o movimento de estoque na fazenda.

As parcelas a pagar ou a receber, conforme as duplicatas da nota. Sem duplicatas, uma parcela à vista na data de emissão.

A conta de despesa de cada item, sugerida pelo histórico, pelo NCM e pelo fornecedor.

O que revisar nas primeiras notas

Abra Compras e Vendas e confira se a fazenda de cada operação está certa.

Confira os nomes dos fornecedores e dos produtos, e o NCM. Corrija o que precisar no cadastro.

Veja a conta de cada item. Os itens em Compras a definir esperam a sua escolha: depois de escolher, o sistema aprende e já classifica as próximas notas do mesmo fornecedor.

Confira as parcelas e os vencimentos, e dê baixa nos pagamentos que já foram feitos.

Notas antigas e notas que não vieram

A Receita só entrega notas de até cerca de 90 dias, e a Ciência da Operação, que libera o XML completo, só vale até 10 dias depois da emissão.

Notas mais antigas chegam só como resumo, e não viram compra. Importe-as pelo arquivo XML, em Importar NF-e (XML), ou pela chave de acesso.

Notas emitidas contra outro CPF ou CNPJ, diferente do certificado, não chegam: use o certificado do mesmo documento.

Notas de serviço (NFS-e) não vêm por aqui: vão para o Caixa Expresso, e a busca automática delas depende do plano.

Nota que não pode virar compra

Se a nota cair numa regra de bloqueio por CFOP ou fornecedor, ela fica Disponível, sem virar compra.

Se o CPF ou CNPJ do produtor não estiver na nota, o sistema não importa, para evitar lançar no produtor errado.

Remessas e documentos que não são da fazenda podem ser marcados como Ignorada.

Em Disponível, abra o menu da nota e clique em Importar como compra para ver o motivo exato.

Quando preciso do suporte

Se passou mais de duas horas desde o envio do certificado e nenhuma nota apareceu, confira o certificado e a validade, e veja a Auditoria de consultas.

Se a Receita informou "nenhum documento localizado", é porque não há nota recente para aquele documento.

Se aparecer bloqueio por excesso de consultas, aguarde 1 hora: ele se resolve sozinho.

Em dúvida, chame um atendente informando o produtor e o horário em que enviou o certificado.

Primeiro dia: o que não pode faltar

Cadastrar o produtor, com CPF ou CNPJ, endereço, e-mail e telefone.

Cadastrar cada fazenda com a inscrição estadual igual à das notas, e escolher o ambiente de emissão (homologação para treinar).

Enviar o certificado digital A1 do produtor, com a senha, e conferir a validade.

Cadastrar as contas bancárias, com o saldo inicial e a data do saldo.

Confirmar quem é administrador e criar os operadores da equipe, com as permissões de cada um.

Primeiro dia: conferir se deu certo

Abra o cadastro do produtor e veja se o certificado aparece com a data de validade.

Abra o cadastro da fazenda e confira a inscrição estadual, o município e o estado.

Anote o horário do envio do certificado: a primeira consulta de notas acontece em até cerca de 1 hora e 10 minutos.

No fim do dia, abra NF-e Master e veja se já chegaram notas.

Primeira semana: as notas e os cadastros

Revisar as compras e vendas que nasceram das notas: fazenda, produtos, valores e parcelas.

Revisar fornecedores, clientes e produtos criados sozinhos, com atenção ao NCM e às unidades.

Classificar os itens em Compras a definir, para o sistema aprender.

Dar baixa nas parcelas que já foram pagas ou recebidas.

Importar pelo XML as notas mais antigas que a Receita não entrega mais.

Primeira semana: o dia a dia

Usar o Caixa Expresso para despesas sem produtos, como salários, internet, energia, consultoria e impostos.

Acompanhar Contas a Pagar, Contas a Receber e a Agenda financeira.

Conferir os Saldos Bancários e, se possível, conectar as contas ao Open Finance.

Ajustar as Preferências: famílias de produtos do módulo agrícola e da pecuária, e centros de custo, se for usar.

Primeiro mês: fiscal e análises

Cadastrar os Padrões de Impostos dos produtos que serão vendidos, e testar a emissão em homologação.

Revisar o plano de contas com o contador.

Se há LCDPR, marcar Gera LCDPR na fazenda, preencher CAFIR, CAEPF e participação, e conferir a prévia.

Conciliar o extrato bancário com os pagamentos.

Olhar o fluxo de caixa e as análises gerenciais para validar os números.

Sinais de que a implantação está no caminho certo

As notas dos fornecedores chegam sozinhas e viram compras na fazenda certa.

Os saldos bancários do Solo batem com o extrato.

As contas a pagar e a receber refletem o que realmente vence.

A equipe lança despesas sem dúvidas, e o contador consegue conferir os relatórios.

Se algo disso não acontece, veja o artigo Erros comuns no começo.

As notas entram sem fazenda ou na fazenda errada

Causa: a inscrição estadual da fazenda não está cadastrada, ou está diferente da que aparece nas notas.

O Solo cruza a IE da nota com a IE das fazendas, olhando só os números. Se não achar, usa a primeira fazenda, ou deixa a nota sem fazenda.

Solução: abra o cadastro de cada fazenda e corrija a inscrição estadual. As próximas notas já caem certo.

Para as notas que já entraram, abra a operação e escolha a fazenda correta.

Enviei o certificado antes de cadastrar a fazenda

Não é um desastre, mas as primeiras notas podem entrar na primeira fazenda ou sem fazenda.

Cadastre as fazendas com a inscrição estadual o quanto antes, de preferência dentro da primeira hora depois de enviar o certificado.

Confira as compras criadas e ajuste a fazenda das que entraram erradas.

Na próxima vez, siga a ordem: produtor, fazendas, certificado.

Nenhuma nota chegou

Confira se o certificado é A1, está dentro da validade e foi enviado no produtor certo.

Confira se o certificado é do mesmo CPF ou CNPJ que recebe as notas. Notas emitidas contra o CPF não chegam com certificado de CNPJ.

Espere até a próxima rodada, de cerca de 1 hora e 10 minutos, e confira a assinatura.

Se a Receita bloqueou por excesso de consultas, aguarde 1 hora.

As notas chegaram só como resumo

Notas com mais de 10 dias de emissão, que chegam de uma vez quando o certificado é enviado, não liberam o XML completo.

Elas aparecem na lista, mas não viram compra.

Peça o XML ao fornecedor ou baixe no portal da Receita, e importe em Importar NF-e (XML).

As notas novas, daqui para a frente, chegam completas.

Produtos duplicados ou com NCM errado

Os produtos nascem da descrição e do NCM de cada fornecedor, então o mesmo item pode aparecer com nomes parecidos.

Revise a lista de produtos nas primeiras semanas e padronize os nomes.

Confira o NCM de cada produto: NCM errado é uma das principais causas de rejeição quando você emitir notas.

Se precisar excluir um produto, ele não pode estar em uso em lançamentos, preferências ou contratos.

Itens em Compras a definir

É normal nas primeiras notas: o sistema ainda não conhece os seus fornecedores.

Defina a conta padrão de cada fornecedor, ou escolha a conta item a item. O sistema aprende e reclassifica sozinho os itens daquele fornecedor.

Quanto mais cedo você classificar, menos retrabalho tem depois.

Revise antes de gerar relatórios ou o LCDPR.

Saldos que não batem

Confira se o saldo inicial de cada conta foi informado com a data exata do extrato usado.

Confira se os pagamentos já feitos foram baixados nas parcelas.

Transferências entre contas não são despesa nem receita: registre em Transferências.

Se cadastrou a conta depois de lançar pagamentos, revise a data do saldo inicial.

Emiti a nota e foi rejeitada

Antes de emitir, cadastre o Padrão de Impostos do CFOP e do produto, com os CSTs definidos pelo contador.

Confira o NCM do produto, a inscrição estadual da fazenda e o ambiente: use homologação para testar.

Leia a mensagem de rejeição na tela. O assistente do sistema ajuda a entender o motivo.

Em dúvida, chame um atendente com a mensagem exata.